Управління проєктом розробки системи електронного документообігу

Abstract

В сучасному цифровому віці, де об'єм інформації зростає експоненційно, електронний документообіг стає критично важливим елементом для покращення ефективності, зручності та безпеки бізнес-процесів. Управління проектом розробки системи електронного документообігу визначає стратегічну рамку для впровадження інтегрованої платформи, яка полегшує обіг важливих документів, починаючи від вхідних заявок і завершуючи архівуванням. Кваліфікаційна робота зосереджена на дослідженні та розгляді ключових аспектів управління проектом у контексті створення та впровадження системи електронного документообігу в організації. Як система, що об'єднує технологічні та управлінські вирішення, електронний документообіг може значно полегшити не лише обробку інформації, а й сприяти ефективному управлінню проектами та прийняттю стратегічних управлінських рішень. Загострюючи увагу на актуальності, слід відзначити, що у сучасному бізнессередовищі вимагається високий рівень автоматизації та цифрової трансформації для підтримки конкурентоспроможності та інноваційності. Розробка та ефективне впровадження системи електронного документообігу не лише реформує робочі процеси, але і створює основу для управління даними, яке базується на стратегічних принципах та сучасних технологіях [54, 7, 10]. З метою уникнення надмірної складності та ризиків, пов'язаних із впровадженням таких систем, управління проектом виявляється ключовим чинником успіху. Ця робота присвячена детальному аналізу та оцінці стратегій, методів та інструментів управління проектом в контексті електронного документообігу. Актуальність. Застосування проектного підходу в процесі розробки системи електронного документообігу є актуальним науковим завданням, вирішення якого значно змінить бізнес процеси в організації, покращить ефективність застосування наявних ресурсів, зменшить екологічне навантаження. Мета та задачі дослідження. Метою даної кваліфікаційної роботи магістра роботи є дослідження та удосконалення методів і стратегії управління проектом5 розробки системи електронного документообігу, що дозволить оптимізувати бізнес-процеси та поліпшити як внутрішню комунікацію, так і роботу з контрагентами та державними органами. Очікуваним результатом є створення ефективної та безпечної системи електронного документообігу, яка відповідає потребам сектору. Для отримання позитивного результату були сформульовані та вирішені такі задачі дослідження:  визначення цілей проекту;  підготовка обґрунтування та концепції проекту;  структурування проекту (підцілі, підпроекти, фази тощо);  визначення фінансових потреб і джерел фінансування;  розрахунок кошторису і бюджету проекту;  визначення термінів виконання проекту і розробка графіку реалізації;  забезпечення контролю за ходом виконання проекту і внесення коректив у план реалізації;  управління ризиками в проекті. Об'єкт та предмет дослідження. Об'єктом дослідження виступає процес управління проектом розробки системи електронного документообігу. Предметом дослідження є конкретні аспекти управління проектом системи електронного документообігу, включаючи вибір технологій, архітектурних рішень, планування та контроль. Методи дослідження. В роботі застосовані методи проектного менеджменту згідно PMBok і методи оцінювання ефективності та прибутковості проектних інвестицій. Наукова новизна одержаних результатів полягає у тому, що було удосконалено методологію управління розробкою web-орієнтованих систем, що забезпечує більш ефективне керування подібними проектами. Практичне значення одержаних результатів. Практична значимість даної роботи полягає в тому, що теоретичні положення та висновки знайшли своє безпосереднє застосування в ході процесу управління проектом розробки системи6 електронного документообігу, що дозволило підприємцям та менеджерам вдосконалити бізнес процеси організації. Апробація результатів роботи і публікації. Результати кваліфікаційної роботи представлені на Міжнародній науково-практичній Інтернет-конференції «Інновації та перспективні шляхи розвитку інформаційних технологій (ІПШРІТ- 2023)». Валєкжанін В.М. Особливості сучасних систем електронного документообігу. Інновації та перспективні шляхи розвитку інформаційних технологій : тези доп. Міжнар. наук.-практич. конф. (6 груд. 2023 р., м. Черкаси) / упоряд. : Т. О. Прокопенко, Я. В. Тарасенко. М-во освіти і науки України, Черкас. держ. технол. ун-т. Черкаси : ЧДТУ, 2023.